Hoe plan je een perfecte zakelijke bijeenkomst

Het maken, bespreken of verbreken van vele zakelijke overeenkomsten vindt vaak plaats in de vergaderzaal. Of het nu in een vergaderruimte of directiekamer is. Het verzamelen van collega’s of potentiële klanten en partners is een vast onderdeel van vele bedrijfsactiviteiten. Deze face-to-face communicatie blijft een essentieel onderdeel van de hedendaagse bedrijfsvoering. Zelfs in een wereld vol videogesprekken en online communicatie. Daarom is het belangrijk om de vergaderruimte van jouw bedrijf zodanig in te richten dat het een effectieve communicatie tussen afdelingen maximaliseert. Hierdoor kunnen er goede zakelijke deals afgesloten worden. In deze blog een aantal tips voor het plannen van een perfecte zakelijke bijeenkomst.

Waarom vergaderruimten belangrijk blijven voor de bedrijfsvoering

Communicatie is de sleutel tot het nemen van een goede zakelijke bijeenkomst. Vooral omdat een bedrijf vaak uit meerdere afdelingen bestaat die samen moeten werken. Deze besprekingen zorgen dat iedereen op dezelfde lijn zit. Vergaderingen tussen afdelingshoofden en teamleden faciliteren dit. Echter is het belangrijk om dergelijke bijeenkomsten goed te leiden zodat ze echt nuttig zijn voor alle betrokkenen. Teamdoelen kunnen worden besproken en eventuele problemen kunnen worden gladgestreken. Hierdoor houden de werknemers van het bedrijf gezamenlijk het uiteindelijke doel van het bedrijf voor ogen.

Een ander voordeel van een goede vergaderruimte is voor conflictoplossing. Medewerkers zijn het niet altijd met elkaar eens en er kunnen afdelingsconflicten optreden. Het is dus een goed idee om een neutrale plek te hebben waar iedereen zijn positie kan uitleggen. Hierdoor kan je een beter zakelijk team opbouwen. Daarnaast worden in vergaderruimten vaak potentiële klanten en partners uitgenodigd om de zakelijke details te bespreken. Het is belangrijk dat zo’n plek modern, professioneel, en uitnodigend is voor het grootste succes!

De perfecte vergaderruimte creëren

Het plaatsen van een willekeurige tafel en wat extra stoelen die je ergens in het kantoor hebt gevonden, is de verkeerde manier om jouw vergaderruimte in te richten. Een kleine investering zal de moeite waard zijn op lange termijn. Overweeg daarom wat voor soort stoelen het meest  geschikt zijn. Zowel esthetisch als qua comfort en om langere tijd in te zitten. Er dient voldoende verlichting te zijn en denk ook na over welke extra producten de ruimte efficiënter maken. Denk bijvoorbeeld aan een White-Board e.d.

Tafelopstelling voor een zakelijke bijeenkomst

Er moet ook serieus worden nagedacht over de grootte en de vorm van de tafel. Wat passend is, is afhankelijk van wat voor soort bijeenkomst er zal plaatsvinden. Hier komt de vergaderruimte psychologie om de hoek kijken. Bepaalde tafelvormen hebben namelijk een bepaald effect op de groep die vergadert.

• Een lange rechthoekige tafel zorgt er bijvoorbeeld voor dat sommige mensen die er omheen zitten niet in het middelpunt van de belangstelling staan. Of dat nu de baas of de klant is, degene die aan het hoofd gaat zitten eist een prominente positie in het gesprek op.
• Een ronde tafel biedt iedereen dezelfde ruimte en positie evenals een onbelemmerd zicht op alle anderen aan tafel, en geeft dus meer evenwicht. Maar ook dit is niet wat je in alle situaties graag wilt.
• Een andere optie is de U-vormige tafel. Hierbij hebben degenen die aan de buitenrand van de U zitten een duidelijk zicht op de ruimte binnenin en op de andere open kant van de U. Deze opstelling is vooral handig voor presentaties.

Geen ruimte voor een zakelijke bijeenkomst?

Wanneer je een bedrijfsruimte huurt voor jouw bedrijf, wil je graag optimaal gebruik hiervan maken. Het aantal keer dat je vergadert per dag/week of zelfs jaar is verwaarloosbaar. Daarom maken steeds meer bedrijven gebruik van een externe en goed gefaciliteerde vergaderruimte van ADD Business Point. Deze ruimte is compleet ingericht en betaal je alleen als je hier ook echt gebruik van maakt. Hierdoor krijgt jouw bedrijf toch een professionele uitstraling, zonder te betalen voor een lege ruimte die je sporadisch gebruikt. Nieuwsgierig geworden naar de vergaderruimtes en flexwerkruimtes van ADD Business Point? Vraag direct gratis en vrijblijvend een offerte bij ons op. Deze offerte ontvang je binnen 5 minuten in je e-mail. Wij hebben geen verborgen kosten en kunnen maatwerkoplossingen bieden voor jouw vraagstuk.