Effectief werken: 13 simpele strategieën voor slimmer werken

Wat ons werk of werkveld ook is, we willen altijd effectief werken en professionele doelen bereiken. Echte productiviteit is echter meer dan alleen het afwerken van takenlijsten. Het gaat om het doen van de dingen die écht belangrijk zijn. Om meer effectief te werken én meer uit je dag te halen hoef je gelukkig alleen maar een aantal kleine aanpassingen te doen aan je dagelijkse werkgewoontes. Wij geven je 13 simpele en effectieve tips hoe jij meer uit je dag kunt halen.

13 tips om effectiever te werken

Tip 1 – Schrap taken van je takenlijst

We weten allemaal hoe overweldigend het kan zijn om aan een groot project of een lange takenlijst te beginnen. Put jezelf daarom niet uit met te lange lijsten! Geef jezelf drie tot vijf belangrijke taken per dag en focus je alleen op deze. Als je vroeg klaar bent met het afwerken van deze lijst, is het mogelijk om meer taken toe te voegen. Een korte lijst geeft meer rust en zorgt er voor dat je productief blijft.

Tip 2 – Ruil de takenlijst in voor een planning

Ga rustig zitten, kijk naar je beschikbare tijd en wees realistisch over wat je in deze tijd denkt te kunnen doen. Je kunt nu beginnen aan het maken van een goede planning.

Geef jezelf specifieke tijdsloten voor iedere belangrijke taak en plan genoeg pauzes. Bij het inplannen en structureren van je dag kun je rekening houden met de tijden waarop je de meeste focus en motivatie hebt. Zo kun je veel vooruitgang boeken op belangrijk werk en kun je er voor zorgen dat je genoeg pauzes neemt. Deze pauzes helpen je gefocust te blijven.

Tip 3 – Stop wanneer je nog op dreef bent

Een van de grootste redenen waarom we taken uitstellen is dat we gewoonweg niet weten waar we moeten beginnen. Als je echter stopt wanneer je de volgende stap weet, is het makkelijker om de taak later te hervatten. Eindig iedere taak daarom met het vaststelen van een duidelijke “volgende stap”. Zo zal het de volgende keer veel makkelijker zijn om weer op dreef te komen.

Tip 4 – Blijf goed georganiseerd

Effectief werkende mensen maken gebruik van systemen die er voor zorgen dat alle benodigde informatie altijd binnen handbereik is. De eenvoudige ‘Getting Things Done Method’  (GTD) van David Allen kan het opslaan van herinneringen en ideeën al eenvoudiger maken. Zo blijft er in het hoofd meer ruimte vrij voor zinvol en effectief werk.

Tip 5 – Maak het moeilijker om toe te geven aan slechte gewoontes

Constante afleiding heeft negatieve gevolgen voor je productiviteit en IQ. Je kunt namelijk niet effectief werken als je niet op je best presteert. Zet daarom een aantal simpele blokkades op. Deze zullen het makkelijker maken om gefocust te blijven.

Grijp je bijvoorbeeld snel naar je telefoon, bewaar je telefoon dan in een bureaulade. Doe deze lade vervolgens op slot en bewaar de sleutel boven in een kast. Het is ook mogelijk om je telefoon tot de pauze bij een collega achter te laten.

Tip 6 – Stel prioriteiten

Een groot deel van effectief werken is nee leren zeggen. Zoek uit wat echt belangrijk is. Welke taken zorgen bijvoorbeeld echt voor vooruitgang op jouw primaire doelen en welke projecten hebben de grootste invloed op het eindresultaat? Schrap dan de kleine taken die weinig tot geen resultaat zullen boeken.

Het gebruik van datagestuurde goalsetting technieken als OKRs (Objectives and Key Results)  is een praktische manier om doelen te organiseren. Met deze technieken kun je dagelijkse inspanningen gebruiken voor duidelijke en meetbare doelen die direct bijdragen aan zakelijke doelstellingen.

Tip 7 – Begin met de meest belangrijke taak

Van nature zijn motivatie en creativiteit ’s ochtends het hoogst. Wacht daarom een paar uur met het openen van je mailbox en begin de dag met een belangrijker project. Nieuwe e-mails en verzoeken kunnen er namelijk voor zorgen dat je prioriteiten in vergetelheid raken en je dagplanning ontspoort.

Tip 8 – Maak vanavond het plan voor morgen

Het is natuurlijk niet de bedoeling dat de taken van morgen je ’s nachts wakker houden. Het is echter wel een goed idee om een kleine takenlijst samen te stellen. Deze lijst kan je de volgende dag helpen bij het starten van je dag. Zo creëer je een tempo dat je voor de rest van de dag aan kunt houden.

Probeer minstens één redelijk uitdagende taak aan deze lijst toe te voegen. Dokter Mihaly Csjksgentmihalyi geeft aan dat het brein een zwakke plek kent waar het makkelijker in een ‘flow’ raakt. Deze ‘flow’ zorgt er voor dat jij je beste werk verricht. Het doet zich voor wanneer het uitdagingsniveau zich op een hoog punt kruist met je vaardigheden. (Als de taak niet uitdagend genoeg is, raak je verveeld en als hij juist te uitdagend is, raak je gestrest)

Tip 9 – Gebruik wachttijd voor administratieve taken

De wachttijd in de supermarkt, voor de bus, bij de bank of in de lift, hoeft geen verspilde tijd te zijn. Neem bijvoorbeeld dat boek mee dat je nog wilde lezen of check wat e-mails en statusupdates. Of laat je gedachten erop los en focus je op de wereld om je heen. Je weet maar nooit wanneer je volgende grote idee je te binnen schiet!

Tip 10 – Vergader met jezelf

Creëer een afleidingsvrije ruimte waar je naartoe kunt wanneer dat nodig is. Maak tijd vrij en zet deze in je agenda zodat je niet gestoord wordt. Zorg er vervolgens voor dat al je meldingen uit staan (of ga zelfs compleet offline) en richt je op één belangrijke taak voor een à twee uur.

Tip 11 – Verander de manier waarop je tegen jezelf praat

In plaats van “ik heb te veel te doen vandaag,” en “ik ben zo gestrest,” zeg “dit zijn de twee taken waar ik me vandaag op moet richten.” Een kleine verschuiving in perspectief kan zorgen voor meer motivatie en meer energie om effectief werken te stimuleren.

Tip 12 – Communiceer en licht toe.

Om ons werk goed te kunnen verrichten, moeten we op zekere hoogte samenwerken met anderen. Voor onze eigen effectiviteit is het daarom essentieel om te leren hoe we dat op de meest effectieve manier kunnen doen.  Het bestrijden van miscommunicaties is dan ook de beste manier om dubbel werk en tijdverspilling tegen te gaan. Door het de eerste keer goed te doen, besparen we een hoop tijd en energie.

Tip 13 – Zoek manieren om werk leuker te maken

Interessant en uitdagend werk waar we goed in zijn, zorgt voor meer betrokkenheid en hogere effectiviteit. Ga na wat de aspecten van je werk zijn waar je naar uitkijkt. Als ondernemer heb je echter niet altijd de luxe om de minder leuke taken uit te besteden. Toch kan de dienstverlening van ADD jou hierin ondersteunen. Wij bieden jou de mogelijkheid om de storende telefoontjes af te vangen middels telefoonbeantwoording. Ook kunnen wij de post voor je regelen en zelfs de klantenservice voor jou verzorgen. Zo kan jij je bezig houden met je leuke werk en word je steeds effectiever.

Effectief werken start vandaag

Wij hopen dat je middels deze tips inspiratie hebt opgedaan om effectief werken te stimuleren. Indien je een vraagstuk hebt, waar nog geen oplossing voor is. Neem gratis en vrijblijvend contact met ons op en wij kijken wat wij voor jou kunnen betekenen.